Sin embargo, la factura electrónica es ya una realidad en Colombia, el pasado 6 de febrero de 2018, la Dian expidió la Resolución No. 000010 en la que los grandes contribuyentes son obligados a facturar electrónicamente a partir del primero de junio del 2018. La implementación de este nuevo procedimiento al interior de las empresas cada vez pasa de ser voluntario a obligatorio, en el que el siguiente paso a seguir por los empresarios es su conocimiento y correcta planeación para lograr una implementación sin traumatismos en su gestión.

La factura electrónica, al igual que la de papel, soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios efectivamente prestados y tiene los mismos efectos legales. Se trata de un documento con la misma validez comercial que tiene la factura de papel, la diferencia radica en el medio en que se expide y recibe, ya que es en formato electrónico.

Por lo anterior, lo único que cambia es el medio a través del cual se realiza la expedición, recepción, aceptación, rechazo, endoso y negociación, ya que cada uno de estos procedimientos se realizará por medios electrónicos, garantizando el principio de equivalencia funcional entre los medios físicos y electrónicos que establece la Ley 527 de 1999.

Las normas comerciales que regulan el contenido de las facturas, los efectos como título valor, el proceso de ejecución por no pago, el plazo para rechazar la factura y los efectos del endoso, se mantienen vigentes sin modificarse; lo que cambia es la forma de ejecutar determinados procedimientos, ya que se realizan a través de medios electrónicos y no físicos. Por ejemplo: el endoso con la factura electrónica se deberá hacer a través del sistema de Registro de Facturas Electrónicas REFEL dispuesto por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, el cual aún no está operando porque se encuentra en proceso de selección contractual del administrador que brinde dicho servicio.

¿Cómo implementar la factura electrónica?

Las empresas lo pueden hacer mediante un software de facturación electrónica propiamente diseñado, el cual debe ser aprobado previamente por la DIAN, o a través de un proveedor tecnológico también aprobado por esta entidad. Actualmente, existen más de 20 empresas que ofrecen estos servicios, los cuales cuentan con el software especializado de acuerdo con los requisitos legales vigentes para que la factura electrónica que se expida tenga el mismo valor legal y probatorio que una factura de papel. Se destaca que para las PyME ofrecen servicios de bajo costo para su implementación.

Con estas soluciones tecnológicas, se puede verificar la recepción de la factura por parte del adquirente, quien a su vez puede comunicar su recepción al obligado a facturar electrónicamente, mediante sus propios medios tecnológicos.

La aceptación de la factura electrónica como título valor podrá ser dada de manera expresa por medio electrónico por el adquirente/pagador del respectivo producto o servicio, o de forma tácita si no existe reclamo del adquirente dentro de los 3 días siguientes a su recepción. En este último caso, se puede registrar la factura en el Sistema REFEL como título valor, pero por manifestación del emisor bajo la gravedad de juramento.

Adicionalmente, mediante el software que se implemente, se deberá remitir en un máximo de 48 horas, toda la información consolidada a la DIAN, después de expedida la factura electrónica. En ese sentido, dentro del mismo término se deberán entregar las correspondientes notas crédito o débito generadas, cuando sea el caso. Por consiguiente, es muy importante verificar que antes de enviarse a la DIAN no se deban hacer ajustes o correcciones a la factura.

¿Ante quién y qué registros se deben realizar?

Los obligados a facturar electrónicamente y los voluntarios, deben cumplir obligaciones ante la DIAN y ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Ante la DIAN, se reglamenta todo el procedimiento de expedición y entrega de las facturas electrónicas; ante el Ministerio, se reglamenta el Registro de Facturas Electrónicas REFEL para su negociación y circulación como título valor que circule en el territorio nacional.

Las empresas obligadas o las que voluntariamente decidan acogerse, se deben registrar en el sistema MUISCA que dispone la DIAN como facturadores electrónicos, una vez se registran no pueden facturar en papel, por lo tanto, es muy importante que determinen la fecha de registro como fecha de inicio de facturación electrónica.

Los obligados a facturar electrónicamente, los adquirentes que decidan recibir factura en formato electrónico de generación y los proveedores tecnológicos deben estar registrados en el Catálogo de Participantes de Factura Electrónica a través del sistema MUISCA de la DIAN.

Para que una factura pueda circular, es decir, se pueda negociar o endosar, es necesario que el emisor como el comprador se inscriban en el REFEL del Ministerio de Comercio, Resolución 2215 de 2017, cuando el sistema entre en operación.

Implementar la factura electrónica se trata de un procedimiento sencillo, pero que requiere de tiempo, capacitación y retroalimentación para los obligados a cargo de las entidades estatales encargadas de su administración, con el fin de lograr un correcto funcionamiento para el cumplimiento de los objetivos propuestos para este nuevo sistema de facturación.

Culturalmente ha resultado difícil vencer aquellos prejuicios sobre la era digital, en la que todo aquello que se puede realizar en medio físico y por medios electrónicos, tiene el mismo valor jurídico y probatorio, conocido como el principio de equivalencia funcional, el cual se encuentra consagrado en nuestra legislación desde 1999 con la Ley 527, y que hasta con los contratos digitales ha resultado de difícil aceptación en la práctica comercial.

Por lo anterior, la factura electrónica se convierte, entonces, en un nuevo reto para las empresas, al modificar la operatividad de expedición y entrega de la facturación, gestión documental, gestión de cobro, negociación y reportes ante la autoridad tributaria. Se trata de un nuevo procedimiento que ya no admite su desconocimiento.

Luisa Jiménez M.

Miembro del Centro de Estudios Integrales del Derecho

Abogada Corporativa en Integra Derecho Simple

Universidad del Rosario

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